Chi phí cố định là một thuật ngữ trong lĩnh vực tài chính được dùng để mô tả những khoản chi phí không thay đổi mà doanh nghiệp phải chi trả định kỳ, bất kể tình hình kinh doanh hay sản lượng sản xuất xảy ra biến động. Vậy hiểu như thế nào về chi phí cố định? Chi phí cố định tiếng Anh là gì? Tại sao việc xác định chi phí cố định lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Và loại chi phí này được ứng dụng như thế nào trong quản lý tài chính? Hãy cùng Base Blog khám phá mọi khía cạnh liên quan đến chi phí cố định trong bài viết sau!
1. Chi phí cố định là gì? Ví dụ chi phí cố định
1.1 Khái niệm chi phí cố định
Chi phí cố định, hay Fixed Cost (FC), là một loại chi phí không thay đổi, bất kể doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu hay có sự biến động trong sản lượng sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Chi phí cố định không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Do đó, chi phí cố định được coi là chi phí gián tiếp - giống như chi phí bán biến đổi - và thường được liệt kê là chi phí hoạt động trên báo cáo thu nhập của doanh nghiệp.
Việc xác định chính xác chi phí cố định là yếu tố then chốt trong quản lý tài chính và ra quyết định, bởi đây là chỉ số quan trọng trong kế toán chi phí ngắn hạn. Từ đó, doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu để tìm ra các cơ hội tiết kiệm chi phí và gia tăng biên lợi nhuận.
Hai khái niệm quan trọng liên quan đến chi phí cố định mà doanh nghiệp cần lưu ý là:
- Tổng chi phí cố định: Đây là con số doanh nghiệp có được khi cộng tất cả các chi phí cố định cần phải trả để duy trì hoạt động kinh doanh, bất kể tổng doanh số bán hàng của doanh nghiệp tăng hay giảm.
- Chi phí cố định trung bình: Được xác định bằng cách cộng tất cả các chi phí cố định của sản xuất và sau đó chia con số đó cho số lượng sản phẩm được sản xuất. Con số này phản ánh chi phí cố định trên mỗi đơn vị sản phẩm và thay đổi theo quy mô sản xuất của doanh nghiệp.
1.2 Ví dụ về chi phí cố định
Chi phí cố định bao gồm nhiều loại chi phí giống nhau giữa các công ty và ngành, không giống như chi phí biến đổi, có xu hướng khác biệt theo đặc thù của mỗi ngành.
Ví dụ, các công ty sản xuất thường có bảng phân loại chi phí cố định và chi phí biến đổi như sau:
Ở bảng ví dụ trên, chi phí cố định bao gồm: tiền thuê nhà máy, thuế tài sản, lương giám đốc điều hành, khấu hao thiết bị và phí bảo hiểm. Các chi phí này không phụ thuộc vào mức sản xuất hoặc doanh số.
Mặt khác, các chi phí biến đổi được liệt kê trong bảng bao gồm: nguyên vật liệu, lương nhân công sản xuất, điện, bảo trì và sửa chữa. Các chi phí này sẽ tăng hoặc giảm khi mức sản xuất hoặc khối lượng bán hàng tăng hoặc giảm.
Một điều quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là không phải tất cả các chi phí đều có thể được phân loại rõ ràng là “cố định” hoặc “biến đổi”. Một số chi phí có thể có các đặc điểm của cả hai, tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể.
Đọc thêm: Chi phí là gì? Hiểu về chi phí để có cách thức kiểm soát và tối ưu hiệu quả
2. Đặc điểm của chi phí cố định
Dưới đây là một số đặc điểm của chi phí kinh doanh cố định.
- Không thay đổi theo sản lượng: Chi phí cố định duy trì ổn định, không dao động theo số lượng hàng hóa được sản xuất.
- Thanh toán định kỳ: Doanh nghiệp phải chi trả chi phí cố định theo các chu kỳ nhất định, có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, tùy vào thỏa thuận với bên còn lại. Ví dụ: lương nhân viên trả hàng tháng hay phí bảo hiểm trả hàng năm.
- Biến đổi theo đơn vị sản phẩm: Mặc dù tổng chi phí cố định không thay đổi, nhưng chi phí này trên mỗi đơn vị sản phẩm có thể tăng hoặc giảm tùy thuộc vào số lượng sản xuất. Khi sản lượng tăng, chi phí cố định cho mỗi đơn vị sẽ giảm xuống.
- Phát sinh từ các thỏa thuận: Chi phí cố định thường được thiết lập dựa trên các thỏa thuận hoặc hợp đồng, và chúng tồn tại trong suốt thời gian hiệu lực của những cam kết này.
3. Vai trò của chi phí cố định trong kinh doanh
Trong quản trị tài chính, việc xác định rõ chi phí cố định giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn. Cụ thể, vai trò của chi phí cố định bao gồm:
- Dự báo chi phí tối thiểu: Chi phí cố định cho phép doanh nghiệp ước tính mức chi phí tối thiểu cần chi trả trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó xây dựng kế hoạch tài chính vững chắc, đảm bảo duy trì nguồn vốn hoạt động và giảm thiểu rủi ro tài chính.
- Cơ sở định giá sản phẩm/dịch vụ: Doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí cố định hợp lý cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp định giá cạnh tranh mà vẫn đảm bảo lợi nhuận.
- Tối ưu hóa quyết định kinh doanh: Phân tích chi phí cố định giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả kinh doanh, xác định điểm hòa vốn, và đưa ra các quyết định sản xuất phù hợp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tăng sản lượng để giảm chi phí cố định trung bình trên mỗi sản phẩm, hoặc cắt giảm các chi phí cố định không cần thiết để nâng cao lợi nhuận.
Ngoài ra, chi phí cố định còn giúp ích trong việc đánh giá rủi ro tài chính, lập kế hoạch đầu tư, và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản trong doanh nghiệp.
4. Phân loại chi phí cố định
Chi phí cố định được chia thành bốn loại chính: chi phí cố định trực tiếp, chi phí cố định gián tiếp, chi phí cố định cam kết và chi phí cố định tùy ý.
4.1 Chi phí cố định trực tiếp
Chi phí cố định trực tiếp là các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào số lượng sản phẩm sản xuất.
Ví dụ: Tiền thuê nhà xưởng sản xuất nước giải khát đóng chai vẫn giữ nguyên, dù công ty tăng hay giảm sản lượng sản phẩm hàng tháng.
4.2 Chi phí cố định gián tiếp
Chi phí cố định gián tiếp là các chi phí kinh doanh không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
Ví dụ: Lương nhân viên hành chính vẫn giữ nguyên dù sản lượng sản xuất thay đổi.
4.3 Chi phí cố định cam kết
Chi phí cố định cam kết là những nghĩa vụ tài chính dài hạn mà doanh nghiệp phải chịu để duy trì hoạt động sản xuất. Những chi phí này không thể tránh khỏi khi doanh nghiệp tiếp tục sử dụng năng lực sản xuất hiện có.
Ví dụ: Thuế tài sản, chi phí bảo hiểm, và khấu hao máy móc là những khoản thanh toán đã cam kết trong dài hạn.
4.4 Chi phí cố định tùy ý
Chi phí cố định tùy ý hay còn gọi là chi phí cố định do ban lãnh đạo quyết định, là các khoản chi phí phát sinh từ các chính sách quản lý và có thể điều chỉnh hàng năm dựa trên ngân sách.
Ví dụ: Chi phí quảng cáo, tiếp thị, đào tạo nhân viên, và nghiên cứu phát triển sản phẩm có thể được điều chỉnh tùy theo nhu cầu và nguồn vốn của công ty.
Việc hiểu rõ các loại chi phí cố định này giúp doanh nghiệp phân tích và tối ưu hóa các khoản chi tiêu, từ đó cải thiện hiệu quả tài chính.
5. Sự khác biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi là gì?
Cả chi phí cố định và chi phí biến đổi đều là những loại chi phí quan trọng trong cơ cấu chi phí vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, giữa chúng có sự khác biệt rõ rệt như sau:
6. Công thức tính chi phí cố định
Có hai công thức liên quan đến chi phí cố định mà doanh nghiệp cần chú ý:
6.1 Cách tính tổng chi phí cố định
Công thức:
Tổng chi phí cố định = Tổng chi phí sản xuất - (Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị x Số lượng sản phẩm sản xuất)
Trong đó:
- Tổng chi phí sản xuất: Toàn bộ chi phí sản xuất hoặc tổng số tiền cần thiết để điều hành doanh nghiệp.
- Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị: Chi phí phát sinh cho mỗi sản phẩm hoặc đơn vị mà doanh nghiệp sản xuất.
- Số lượng sản phẩm sản xuất: Tổng số sản phẩm doanh nghiệp tạo ra hoặc có sẵn để bán cho khách hàng.
Ví dụ: Một công ty sản xuất laptop dự định sản xuất 500 chiếc mỗi năm. Chi phí biến đổi cho mỗi chiếc là 1.000 USD. Năm nay, tổng chi phí sản xuất là 800.000 USD.
Trong trường hợp này, tổng chi phí cố định là: 800.000 - (1.000 x 500) = 800.000 - 500.000 = 300.000 USD.
6.2 Cách tính chi phí cố định trên mỗi đơn vị
Công thức:
Chi phí cố định trên mỗi đơn vị = Tổng chi phí cố định / Số lượng sản phẩm sản xuất
Ví dụ: Một công ty sản xuất xe đạp có tổng chi phí cố định là 640.000 USD và sản xuất 6.000 chiếc xe để bán.
Chi phí cố định trên mỗi chiếc xe là: 640.000 / 6.000 = 40 USD.
Chi phí cố định trên mỗi đơn vị có thể được sử dụng để xác định điểm hòa vốn của công ty và tính khả thi của việc mở rộng quy mô sản xuất.
7. Ứng dụng của chi phí cố định trong quản lý tài chính
Chi phí cố định thường được sử dụng để tính điểm hòa vốn và ước tính đòn bẩy hoạt động của doanh nghiệp.
7.1 Ứng dụng chi phí cố định trong phân tích điểm hòa vốn
Phân tích điểm hòa vốn (Break-Even Analysis) sử dụng cả chi phí cố định và chi phí biến đổi để xác định mức sản xuất mà tại đó doanh thu đủ để trang trải toàn bộ chi phí, không tạo ra lợi nhuận nhưng cũng không bị lỗ.
Phân tích này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về mức chi phí cố định và chi phí biến đổi, đồng thời ảnh hưởng đến việc xác định giá bán sản phẩm hợp lý.
Công thức tính sản lượng hòa vốn của doanh nghiệp như sau:
Điểm hòa vốn = Chi phí cố định / (Giá bán trên một đơn vị - Chi phí biến đổi trên một đơn vị)
Ví dụ: Nếu chi phí cố định là 10.000 USD, sản phẩm được bán với giá 20 USD và chi phí biến đổi là 10 USD cho mỗi đơn vị, thì điểm hay sản lượng hòa vốn sẽ là 1.000 đơn vị sản phẩm.
7.2 Ứng dụng chi phí cố định trong tính toán đòn bẩy hoạt động
Đòn bẩy hoạt động (Operating Leverage) là một chỉ số tài chính đo lường mức độ công ty sử dụng chi phí cố định so với chi phí biến đổi. Nó cũng cho biết công ty có thể tăng thu nhập hoạt động bao nhiêu bằng cách tăng doanh thu. Khi chi phí cố định không thay đổi theo sản lượng, còn chi phí biến đổi lại thay đổi theo mức sản xuất, đòn bẩy hoạt động giúp đánh giá khả năng khuếch đại lợi nhuận từ việc tăng doanh thu.
Công thức tính đòn bẩy hoạt động như sau:
Đòn bẩy hoạt động = Số lượng đơn vị x (Giá mỗi đơn vị - Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị) / [Số lượng đơn vị x (Giá mỗi đơn vị - Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị)] - Chi phí cố định
Ví dụ: Công ty A bán 500.000 sản phẩm với giá 6 USD mỗi sản phẩm, chi phí biến đổi là 0,05 USD mỗi sản phẩm, và chi phí cố định là 800.000 USD. Tính đòn bẩy hoạt động:
Đòn bẩy hoạt động = 500.000 x (6 - 0,05) / [500.000 x (6 - 0,05)] - 800.000 = 1,37
Con số 1,37 chỉ ra rằng nếu doanh số thay đổi 1% thì sẽ làm thay đổi 1,37% thu nhập hoạt động của công ty A.
8. Lập bảng chi phí cố định như thế nào?
Lập bảng chi phí cố định là quá trình xác định và tổng hợp các chi phí cố định trong vận hành doanh nghiệp. Để thực hiện, doanh nghiệp có thể làm theo ba bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả các khoản chi phí
- Lên danh sách tất cả các chi phí mà doanh nghiệp phát sinh.
- Kiểm tra các chứng từ liên quan như biên lai, sao kê ngân hàng, hợp đồng lao động và các hợp đồng thuê mướn hoặc thương mại khác.
- Chuyển đổi tất cả chi phí thành giá trị hàng tháng. Nếu chi phí trả theo năm, hãy chia tổng số cho 12 để có mức chi phí hàng tháng.
Bước 2: Xác định chi phí nào là chi phí cố định
Từ danh sách các loại chi phí đã lập, tìm tất cả các khoản chi phí không thay đổi hàng tháng, như tiền thuê mặt bằng, bảo hiểm, hóa đơn tiện ích, chi phí hàng tồn kho, phí giấy phép định kỳ, thuế tài sản và tiền lương. Đó chính là chi phí cố định.
Bước 3: Cộng tất cả các chi phí cố định
Sau khi đã xác định được các loại chi phí thuộc nhóm cố định, hãy cộng chúng lại với nhau: Đây sẽ là tổng chi phí cố định hàng tháng của doanh nghiệp.
Các khoản chi phí này sẽ phải trả định kỳ hàng tháng, bất kể doanh nghiệp sản xuất bao nhiêu sản phẩm hay cung cấp bao nhiêu dịch vụ. Đối với những chi phí thanh toán theo năm, như bảo hiểm, doanh nghiệp vẫn cần ghi nhận số tiền này theo tháng trên báo cáo thu nhập để theo dõi và quản lý tốt hơn.
Sau đây là một ví dụ về cách tính tổng chi phí cố định:
Một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chăm sóc thú cưng cần trả tiền thuê mặt bằng và thanh toán hóa đơn tiện ích cố định hàng tháng là 400 USD, bao gồm điện thoại di động, internet và điện.
Chủ doanh nghiệp thuê 2 thợ chăm sóc thú cưng, trả lương theo giờ với mức 20 USD/giờ. Họ làm việc 40 giờ mỗi tuần, do đó chi phí trả lương thường là cố định.
Chủ doanh nghiệp đã vay một khoản vay kinh doanh vài năm trước để mua thiết bị và phải trả lãi đều đặn 200 USD mỗi tháng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải trả 500 USD hàng năm cho giấy phép Cơ sở Chăm sóc Thú cưng theo quy định của tiểu bang.
Bước đầu tiên trong việc tính tổng chi phí cố định mỗi tháng là phân chia từng khoản chi phí thành mức chi phí hàng tháng như sau:
Tiếp theo, chủ doanh nghiệp cộng tất cả các chi phí này lại để xác định tổng chi phí cố định phải trả mỗi tháng: 400 + 6400 + 200 + 41,67 = 7041,67 (USD/tháng).
Đọc thêm: Top 7 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
9. Quản lý tài chính toàn diện với Bộ giải pháp Base Finance+
Base Finance+ là giải pháp quản trị tài chính toàn diện, cung cấp khả năng phân tích chuyên sâu qua nhiều tầng dữ liệu khác nhau, giúp ban lãnh đạo nắm bắt và kiểm soát dòng chảy tài chính của doanh nghiệp theo thời gian thực.
Điều đặc biệt, Base Finance+ không phải là một phần mềm đơn lẻ mà là tập hợp gồm 7 ứng dụng chuyên biệt, giúp doanh nghiệp giải quyết 7 bài toán quản trị tài chính lớn nhất:
- Base Finance: Quản trị tài chính theo các lát cắt, hỗ trợ lập kế hoạch tài chính và phân bổ chi phí theo nhiều hướng.
- Base Income: Quản lý doanh thu và dòng tiền vào, bao gồm: trạng thái, giá trị, người phụ trách, và thời hạn.
- Base Expense: Quản lý chi phí và dòng tiền ra dựa trên tất cả các hóa đơn và chứng từ.
- Base BankFeeds: Quản lý đối soát ngân hàng, gửi thông báo tự động thông qua tin nhắn SMS hoặc ứng dụng trên điện thoại.
- Base Asset: Quản lý vòng đời tài sản, bao gồm lịch sử các hoạt động mua sắm, bàn giao, thu hồi, sửa chữa, và bảo dưỡng.
- Base Purchasing: Quản lý hoạt động mua hàng, so sánh, chọn lọc nhà cung cấp và theo dõi đơn hàng, đối chiếu hóa đơn.
- Base Financial Assistant: Trợ lý tài chính ảo.
Nổi bật nhất là Base Expense, giúp quản lý chi phí doanh nghiệp một cách trọn vẹn qua các quy trình như tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán, quyết toán. Từ những giao dịch nhỏ như mua văn phòng phẩm cho đến các dự án phức tạp, mọi khoản chi đều được theo dõi và quản lý chi tiết trên hệ thống. Ứng dụng sẽ tự động tổng hợp hóa đơn từ email nhà cung cấp, sử dụng AI để đọc file XML và nhập thông tin hóa đơn trực tiếp lên hệ thống, đảm bảo dòng tiền ra được thể hiện minh bạch và chính xác.
Với Base Finance, dữ liệu tài chính của doanh nghiệp sẽ được cập nhật liên tục và tức thời trên bảng thông tin (dashboard). Bất kỳ khoản doanh thu, chi phí hay công nợ nào phát sinh đều được cập nhật ngay lập tức, giúp ban lãnh đạo giám sát tình hình tài chính mọi lúc, mọi nơi từ nhiều góc nhìn khác nhau. Hơn nữa, Base Finance còn cho phép người dùng tự thiết lập các báo cáo tài chính chỉ trong vài phút, tùy biến các lát cắt dữ liệu và lựa chọn biểu đồ trực quan, đồng thời dễ dàng chia sẻ báo cáo đến các bên liên quan.
10. Các câu hỏi thường gặp về chi phí cố định
10.1 Chi phí cố định có được coi là chi phí chìm không?
Trong kế toán tài chính, tất cả các loại chi phí chìm (Sunk Cost) đều là chi phí cố định, nhưng không phải tất cả chi phí cố định đều được coi là chi phí chìm. Đặc điểm xác định của chi phí chìm là chúng không thể thu hồi được.
10.2 Tiền lương là chi phí cố định hay chi phí biến đổi?
Tiền lương của nhân viên có thể được xem là chi phí cố định hoặc bán biến đổi, điều này tùy thuộc vào bản chất của khoản tiền lương.
Ví dụ, lương cứng thường là chi phí cố định, vì chúng không thay đổi theo hoạt động bán hàng.
Tuy nhiên, các khoản tiền lương liên quan đến hoa hồng, chia sẻ lợi nhuận và tiền thưởng cuối năm sẽ được coi là chi phí bán biến đổi, vì chúng thường thay đổi theo khối lượng sản xuất hoặc hoạt động bán hàng.
10.3 Có phải chi phí cố định luôn “cố định” không?
Đúng, chi phí cố định vẫn “cố định” bất kể mức độ hoạt động kinh doanh, doanh số và sản xuất của doanh nghiệp. Nếu một khoản chi phí dao động theo các biến số này, thì đó được gọi là “chi phí biến đổi”. Cần lưu ý rằng, mặc dù chi phí cố định thường ổn định hàng tháng, nhưng không phải lúc nào chúng cũng giữ nguyên giá trị do ảnh hưởng của lạm phát hoặc các yếu tố kinh tế-xã hội khác.
11. Kết luận
Trên đây là toàn bộ các kiến thức về chi phí cố định, từ khái niệm, ý nghĩa, công thức cho đến ứng dụng trong kinh doanh, mà Base Blog muốn chia sẻ cùng doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích và đáp ứng nhu cầu tìm hiểu của doanh nghiệp. Mong rằng doanh nghiệp có thể áp dụng những kiến thức này vào quản lý chi phí một cách hiệu quả, góp phần tiết kiệm ngân sách, tối ưu giá thành sản phẩm và nâng cao lợi nhuận trong tương lai.
