1. Get Things Done là gì?
Get Things Done (GTD) là phương pháp quản lý công việc, đã được David Allen sáng tạo và giới thiệu qua quyển sách cùng tên vào năm 2001.
Hiểu cũng như thực hiện đúng phương pháp này, những việc chúng ta nên làm và phải làm đều sẽ được thoát ra khỏi dòng suy nghĩ. Từ đó, chúng ta giảm được stress, giải phóng ‘không gian’ trong não bộ, để có thể dùng năng lượng cho những hoạt động thiết thực khác.
GTD gồm 5 bước:
- Ghi lại (Capture): Tổng hợp những việc cần làm dưới bất kỳ hình thức nào. Viết vào sổ tay, sử dụng các app ghi nhớ công việc hoặc thu âm những việc cần giải quyết nhưng vẫn ‘quanh quẩn’ trong đầu bạn.
- Làm rõ (Clarify): Các công việc này có thể hoàn thành không? Nếu có, quyết định cách hoàn thành. Nếu không, quyết định xem việc đó có thể bỏ qua hay được giải quyết sau. Từ đó tạo ra một danh sách các việc cần phải làm.
- Sắp xếp (Organize): Sắp xếp các công việc và sàng lọc vào 3 nhóm: dự án (project), thời gian (time), và nội dung (context). Ví dụ: bạn có bài thuyết trình nhóm (dự án) vào thứ hai (thời gian) và bạn cần kiểm tra tiến độ của bạn A (nội dung).
- Thực hiện (Engage).
- Duyệt lại (Review): Luôn kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch dựa trên tiến độ và chất lượng công việc hiện tại. David Allen gợi ý xem lại kế hoạch theo tuần và với những mục tiêu ngắn hạn thì theo tháng.
Ngoài ra, 2 lưu ý sau sẽ giúp bạn thực hành GTD hiệu quả hơn:
- “Bước tiếp theo làm gì?”: Ở bất kì bước nào của phương pháp GTD, câu hỏi này đều được lặp lại. Câu hỏi này giúp bản thân xác định được những bước phải làm để công việc được giải quyết đúng mục tiêu.
- Quy tắc 2 phút: Với các công việc có thể hoàn thành trong 2 phút, thì hãy làm ngay lập tức.
