Khi làm việc với Word, chắc chắn sẽ có lúc chúng ta sẽ gặp những văn bản lên tới hàng chục, hàng trăm trang. Với khối lượng từ ngữ, câu chữ lớn như vậy thì việc thay tìm kiếm và thay đổi chúng sẽ cực kỳ khó khăn. Nhưng may mắn thay, Word đã đáp ứng cho người sử dụng công cụ tìm kiếm và thay thế được gọi là Find & Replace. Công cụ này sẽ giúp chúng ta tìm kiếm cụm từ hoặc một câu trong văn bản, nhất là khi chúng ta làm việc với một văn bản lớn với vài chục trang thì việc tìm bằng mắt thường sẽ rất khó. Đối với công cụ Find & Replace sẽ được tách ra gồm hai hoạt động là "Find" nghĩa là tìm từ và "Replace" là thay thế từ.
Xem thêm: 10 thủ thuật biến bạn trở thành bậc thầy về Microsoft Word
Sử dụng Find trong Find & Replace để tìm kiếm từ
Để tìm được công cụ tìm kiếm Find thì chúng ta hãy truy cập vào tab Home, từ đó nhìn sang phía bên phải góc màn hình là group Editing ta sẽ thấy biểu tượng kính lúp của công cụ Find (Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + F)
Sau khi chúng ta nhấn vào Find hoặc phím tắt Ctrl + F thì cửa sổ điều hướng Navigation sẽ hiện ra, từ đấy ta có thể gõ một văn bản, một câu hay thậm chí một hình ảnh thì Word sẽ tìm kiếm cho chúng ta. Ví dụ Gitiho sẽ tìm kiếm từ "Fiction" xuất hiện trong văn bản này bằng Navigation
Bảng Navigation sẽ hiện ra tất cả kết quả mà có thông tin chúng ta đang tìm kiếm. Như hình ảnh trên đây là có 25 lần từ "Fiction" xuất hiện trong văn bản của Gitiho.com Và khi ta muốn đến vị trí của cụm từ đang tìm kiếm thì chỉ cần nhấn vào dòng chữ cần đến trong Navigation, từ đó Word sẽ tự điều hướng người dùng đến vị trí chữ mình đang tìm kiếm.
Bên cạnh đó, ở cửa sổ tìm kiếm Navigation chúng ta còn có một mũi tên hướng xuống là phần tìm kiếm nâng cao như Go To để đi đến trang mà bạn cần tìm kiếm từ khóa, hay thậm chí là tìm kiếm được bảng với Table hoặc là công thức toán với Equation
Tham khảo kiến thức nâng cao về Microsoft Word với khóa học sau tại Gitiho:
Sử dụng công cụ Find & Replace để tìm kiếm và thay thế trong Word
Công cụ Find & Replace này sẽ giúp chúng ta thay thế một cụm từ tìm kiếm bằng một cụm từ khác cho văn bản của chúng ta. Để truy cập vào Find & Replace, chúng ta vào tab Home, nhóm Editing. Ngay bên dưới biểu tượng Find chúng ta sẽ nhìn thấy biểu tượng Replace (Phím tắt Ctrl + H)
Sau khi nhấn vào Replace thì cửa sổ Find and Replace sẽ hiện ra với 2 phần chúng ta cần điền thông tin là Find What và Replace With
- Find What: Cụm từ chúng ta cần tìm kiếm
- Replace With: Cụm từ thay thế cho từ tìm kiếm
Như ví dụ dưới đây, Gitiho.com sẽ thay thế từ "Sewanee Review" bằng chữ "SR"
Xem thêm: Cách dùng tính năng tìm kiếm và thay thế trong Word hiệu quả nhất
Nếu như chúng ta muốn thay thế từng từ một thì hãy sử dụng Replace, còn khi bạn muốn thay hết các từ khóa đang tìm sang một từ mới thì hãy nhấn vào Replace All. Tiếp theo đó hộp thoại Microsoft hiện ra thông báo rằng số từ chúng ta sẽ thay thế khi sử dung Replace All và xác nhận thao tác thay thế từ
Nâng cao hơn thì chúng ta có thể tìm kiếm và thay thế một định dạng trong văn bản. Để ví dụ cho thao tác này, Gitiho.com sẽ thay thế từ "SR" bằng "Sewanee Review" nhưng với định dạng viết đậm và Highlight chữ này.
Để bắt đầu, chúng ta sử dụng tổ hợp Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace. Ngay khi hộp thoại này hiện ra, ta hãy nhấn vào More để có thêm các tùy chọn thay thế
Ta hãy nhấn vào chữ Format để định dạng cho cụm từ mà mình muốn thay thế.
Như ở đây chúng ta sẽ in đậm chữ "S" với định dạng Bold và Font Color chuyển sang màu đỏ
Trên hình ta dễ dàng nhìn thấy được những tùy chỉnh Format đã được thêm vào dưới dạng thông tin để người dùng nắm bắt được. Ngoài ra, để cẩn thận hơn khi cụm từ ta cần thay thế bị lẫn trong một cụm từ khác không lên quan thì ta hãy tích thêm vào phần "Find whole words only". Thao tác này sẽ cực kỳ hữu ích khi chúng ta cần in đậm tên riêng trên một văn bản có nhiều trang
Đây là kết quả khi chúng ta thay đổi định dạng và thay thế chữ bằng công cụ Find & Replace
Kết luận
Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về tính năng Find&Replace trong Word. Hi vọng những kiến thức này hữu ích với bạn. Đừng quên theo dõi blog tin học văn phòng và khóa học Word online của Gitiho để cập nhật các kiến thức hữu ích cho học tập và công việc của bạn nhé.
Gitiho cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!
