Thư điện tử là gì? Những đặc điểm cơ bản của thư điện tử

Thư điện tử hay còn được biết đến với cái tên quen thuộc email là công cụ trao đổi thông tin, tài liệu phổ biến nhất hiện nay. Cùng MSO tìm hiểu thư điện tử là gì và những đặc điểm nổi bật của công cụ hữu ích này.

Địa chỉ thư điện tử là gì?

Đầu tiên, hãy cùng nhau giải đáp câu hỏi “Thư điện tử là gì?”. Thư điện tử hay email là viết tắt của cụm từ Electronic Mail, được sử dụng để gửi và nhận thư thông qua mạng internet.

Trong thời đại công nghệ số 4.0, thay vì trao đổi thông tin bằng phương pháp truyền thống - vừa tốn nhiều kinh phí để vận hành vừa tốn thời gian chờ đợi và có nguy cơ gặp nhiều rủi ro trong quá trình vận chuyển như trong thời đại mà mọi người còn chưa biết thư điện tử là gì, sự ra đời của dịch vụ thư điện tử được xem như một giải pháp thay thế tối ưu mà mọi người vẫn luôn tìm kiếm.

Chỉ cần thiết bị điện tử có kết nối mạng cùng địa chỉ email của người gửi - người nhận, bạn có thể gửi thư điện tử ở dạng văn bản (text) cùng video, tệp, hình ảnh, âm thanh dưới dạng tệp tin đính kèm cho một người hoặc nhiều người ở bất kỳ nơi đâu trên thế giới mà không hề bị mất phí.

Được ra đời vào những năm thập niên 60, nhưng chỉ được sử dụng rất hạn chế nên nhiều người sẽ không thể biết thư điện tử là gì và nó hoạt động như thế nào. Kể từ khi mạng internet phát triển hơn, thư điện tử email càng ngày được sử dụng rộng rãi với nhiều mục đích khác nhau.

Thêm một vấn đề bạn cần nắm rõ khi bàn về thư điện tử đó là “Máy chủ thư điện tử là gì?”. Máy chủ thư điện tử còn được biết đến với tên gọi mail server đóng vai trò như một người gửi thư được tích trữ sẵn trên máy tính của bạn. Khi gửi thư, mỗi email sẽ đi qua một loạt các máy chủ thư điện tử trong suốt hành trình đến với người nhận.

Hiểu được máy chủ thư điện tử là gì, bạn sẽ biết được nếu không có máy chủ, email của bạn chỉ có thể gửi đến những địa chỉ trùng tên miền với bạn, chẳng hạn thư chỉ được gửi từ tên miền @outlook.com tới địa chỉ khác cũng có đuôi @outlook.com.

Ưu và nhược điểm của dịch vụ thư điện tử là gì?

Thư điện tử đã trở thành một công cụ giao tiếp không thể thiếu trong cuộc sống hiện đại ngày nay, từ việc giao tiếp với những người đồng nghiệp hay đối tác khách hàng cho đến quản lý cuộc sống hàng ngày. Tất nhiên là công cụ nào cũng có hai mặt của nó và thư điện tử cũng vậy, nó cũng có ưu và nhược điểm riêng.

Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đến bạn thông tin về ưu và nhược điểm của công cụ giao tiếp này nhé:

Ưu điểm:

• Thư điện tử cung cấp khả năng cho phép người dùng có thể nhận, gửi thư một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức nhiều hơn cho quá trình này so với các hình thức thư truyền thống.

• Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử hiện nay đều cung cấp cho người dùng thêm gói miễn phí, bên cạnh những gói trả phí cao cấp khác, giúp người dùng có thể trải nghiệm dịch vụ mà không cần phải bỏ ra bất cứ những khoản chi phí nào. Nếu muốn sử dụng những tính năng nâng cao, người dùng cũng có thể dễ dàng nâng cấp lên các phiên bản cao cấp để sử dụng.
• Các dịch vụ thư điện tử cũng hỗ trợ cho người dùng có thể sử dụng trên các thiết bị khác nhau, giúp họ có thể sử dụng vào bất cứ lúc nào hay ở bất cứ đâu chỉ cần đáp ứng điều kiện là có kết nối internet.
• Khác với những phương thức nhắn tin qua số điện thoại, thư điện tử có thể giúp người dùng gửi kèm theo những tệp tin khác nhau như văn bản, hình ảnh, video với dung lượng khá lớn.
• Các dịch vụ thư điện tử hiện nay còn có khả năng tích hợp với nhiều dịch vụ khác nhau. Chẳng hạn như Microsoft Outlook được tích hợp sâu với Microsoft 365, lịch và danh bạ.Giúp tăng cường sự linh hoạt cho người dùng khi sử dụng dịch vụ
• Ngoài ra thì thư điện tử cũng góp phần không nhỏ cho vấn đề bảo vệ môi trường bằng cách giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy.

Nhược điểm:

• Thư rác là một vấn đề nan giải trong quá trình sử dụng các dịch vụ thư điện tử của người dùng, điều này khiến giảm đi hiệu quả của việc sử dụng và quản lý thư điện tử.
• Thư điện tử cũng làm một trong những mục tiêu của các cuộc tấn công mạng nguy hiểm, khiến cho thiết bị của người dùng có thể bị nhiễm virus, mã độc, gây ra sự sụt giảm về chi phí cũng như ảnh hưởng đến những vấn đề liên quan khác.
• Hiện nay có rất nhiều người dùng thư điện tử, vì thế người dùng có thể sẽ thường xuyên gặp phải tình trạng quá tải và ngừng hoạt động trong các dịch vụ email đó.

Để khắc phục những nhược điểm này, các nhà cung cấp dịch vụ đã có nhiều cải tiến trong việc bảo mật dữ liệu và chống spam với những gói dịch vụ email trả phí. Vì thế mà hình thức sử dụng thư điện tử vẫn là một công cụ giao tiếp vô cùng hữu ích đối với con người trong thời đại ngày nay. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng các giải pháp quản lý và bảo mật email nâng cao từ dịch vụ Acronis cyber Protect Cloud.

Tính năng của thư điện tử là gì?

Thư điện tử là một công cụ giao tiếp trực tuyến năng suất không thể thiếu trong thời đại số hóa ngày nay, mang đến nhiều tiện ích hữu ích cho người dùng, giúp họ có thể kết nối và làm việc hiệu quả hơn. Hãy cùng với MSO điểm qua một số tính năng chính mà thư điện từ mang đến cho người dùng ngay trong nội dung dưới đây nhé.

Gửi thư

Với thư điện từ, người dùng có thể gửi thư bằng cách soạn thảo thư với nhiều tính năng như tùy chỉnh nội dung, thêm tệp đính kèm, giúp người dùng có thể truyền tải nội dung của mình một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, người dùng có thể gửi một email đến nhiều người nhận khác nhau, giúp việc gửi thư trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Nhận thư

Với các dịch vụ email, người dùng có thể nhận thư điện tử bằng cách truy cập vào hộp thư đến, đây là nơi lưu trữ tất cả thư được gửi đến cho người dùng. Người dùng cũng có thể sắp xếp những thư điện tử được gửi đến mình bằng các thư mục tùy chỉnh, điều này giúp việc tìm kiếm và quản lý thư được diễn ra một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Trả lời thư

Những dịch vụ thư điện từ thường cung cấp cho người dùng những tính năng trả lời và chuyển tiếp thư, giúp người dùng có thể trực tiếp trả lời email mà mình đã nhận hoặc có thể chuyển tiếp thư đó cho những người dùng khác.

Quản lý thư

Ngoài tính năng tạo thư mục và tìm kiếm email ra thì các dịch vụ email còn có cung cấp cho người dùng những tính năng quản lý khác như là tính năng lọc thư, đánh dấu thư và xóa thư.

Tính năng lọc thư giúp người dùng có thể tìm kiếm email một cách nhanh chóng bằng những tiêu chí khác nhau như thư chưa đọc, thư quan trọng, thư chứa tệp, thư từ người gửi cụ thể,… Tính năng xóa thư giúp người dùng có thể làm sạch hộp thư đến của mình và giải phóng dung lượng một cách hiệu quả. Tính năng đánh dấu thư giúp người dùng đánh dấu các email quan trọng, giúp cho việc tìm kiếm những email đó sau này diễn ra nhanh chóng hơn.

Các tính năng bổ sung

Ngoài những tính năng cơ bản trên thì nhiều nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử lớn như Outlook, Gmail và Yahoo còn cung cấp cho người dùng nhiều tính năng nâng cao khác nữa. Chẳng hạn như tích hợp với những dịch vụ khác như lịch, danh bạ và nhiều ứng dụng khác nhau, giúp mang lại cho người dùng khả năng quản lý và làm việc hiệu quả hơn.

Ngoài ra còn có tính năng tạo chữ ký điện tử, giúp người dùng tạo sự chuyên nghiệp trong mắt những đối tác, khách hàng và những người nhận email của mình. Hơn nữa nhiều tính năng bảo mật được thêm vào để giúp người dùng có thể chống lại những mối đe dọa đến thiết bị và những dữ liệu quan trọng của mình.

Trên đây là những tính năng chính mà những dịch vụ email cung cấp đến co người dùng, giúp người dùng nhận được nhiều lợi ích từ việc sử dụng công cụ giao tiếp này. Cùng với chúng tôi tìm hiểu những lợi ích mà bạn có thể nhận được khi sử dụng công cụ này ngay trong nội dung tiếp theo nhé.

Lợi ích của thư điện tử là gì?

Tiết kiệm thời gian: Khi đã hiểu rõ thư điện tử là gì, người dùng sẽ yêu thích và tin tưởng công cụ trao đổi thông tin và dữ liệu này. Một trong những yếu tố gây dựng được niềm tin nơi khách hàng của email chính là tiết kiệm thời gian. Chỉ trong tích tắc, thao tác gửi - nhận thư đã được hoàn thành cho dù người gửi và người nhận cách xa nhau nửa vòng Trái Đất, mặc dù thời gian gửi cũng bị phụ thuộc vào điều kiện ổn định của mạng nhưng cũng không mất quá nhiều thời gian.

Tiết kiệm chi phí: Đối với dịch vụ thư truyền thống, người gửi phải tốn nhiều khoản chi phí để có thể gửi một bức thư tới người nhận như phí giấy bút, phí vận tải, phí dịch vụ,…Thay vào đó, thư điện tử chỉ yêu cầu bạn có thiết bị điện tử được kết nối sẵn với internet, như vậy bạn đã có thể nhanh chóng gửi thư cho đối tượng nhận mà không mất thêm phí nào.

Bao hàm mọi thứ trong thư: Như đã tìm hiểu ở phần “Thư điện tử là gì?”, nội dung thư của bạn không bó hẹp ở dạng text (văn bản) mà còn có thể đính kèm theo tệp tài liệu, hình ảnh, video hoặc file audio, và các thao tác cũng hoàn toàn diễn ra nhanh chóng.

Bảo mật cao: Hiểu được thư điện tử là gì, bạn sẽ còn an tâm hơn khi email không chỉ yêu cầu mật khẩu đăng nhập mà việc truy cập email thông qua các phần mềm lưu trữ email như Microsoft Outlook còn được đảm bảo bảo mật bởi nhà cung cấp dịch vụ gửi thư.

So sánh gửi thư truyền thống với cách gửi thư điện tử

Các bước gửi thư truyền thống

Để gửi thư theo hình thức truyền thống, người dùng cần thực hiện theo bước sau đây:

- Bước 1: Chuẩn bị thư

Ở bước này, người dùng cần phải viết thư bao gồm nội dung và địa chỉ người nhận, đồng thời cần chuẩn bị những vật dụng cần thiết như bao thư, tem thư.

- Bước 2: Mang thư đến bưu điện để gửi

- Bước 3: Nhân viên bưu điện sẽ thực hiện chuyển phát thư đến người nhận mà người dùng yêu cầu.

Nhìn chung thì hình thức gửi thư truyền thống sẽ gây tốn nhiều chi phí, thời gian và công sức cho cả người nhận và người gửi.

Các bước để gửi thư điện tử

Đối với hình thức này, các máy chủ thư điện tử (email server) sẽ được coi là bưu điện, là trung tâm trung chuyển thư cho người gửi và người nhận. Các máy chủ này sẽ kết nối người nhận với người gửi thông qua mạng máy tính. Người dùng sẽ gửi và nhận thư qua một phần mềm hoặc ứng dụng được cung cấp từ nhà cung cấp dịch vụ email. Quá trình gửi và nhận thư của người dùng sẽ được đảm bảo xử lý với tốc độ phụ thuộc vào tốc độ đường truyền internet.

Ưu điểm của cách thư điện tử so với gửi thư truyền thống

Thư điện tử đã và đang dần thay thế những phương thức gửi và nhận thư truyền thống nhờ những ưu điểm vượt trội về tốc độ, tiện lợi và chi phí. Dưới đây là thông tin chi tiết về ưu điểm của thư điện tư so với như truyền thống:

- Thư điện tử giúp thời gian người dùng gửi và nhận thư gần như là tức thời.

- Người dùng có thể gửi và nhận thư điện tử vào mọi lúc, mọi nơi.

- Chi phí để gửi thư điện tử cũng thấp hơn hẳn so với việc gửi thư truyền thống, gần như là miễn phí.

- Thư điện tử có thể giúp người dùng gửi được nhiều loại tệp tin với kích thước lớn.

- Thư điện tử giúp mang lại lợi ích cho môi trường, giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy.

Các loại thư điện tử phổ biến

Bên cạnh câu hỏi thư điện tử là gì, nhiều người còn đặt ra câu hỏi hệ thống thư điện tử gồm những loại nào khi bàn luận về công cụ trao đổi thư từ này.

Giải đáp cho thắc mắc này, dịch vụ thư điện tử được chia làm 2 loại phổ biến, gồm: email cá nhân và email doanh nghiệp.

Thư điện tử cá nhân là gì (Email cá nhân)

Thông thường, email cá nhân (thư điện tử cá nhân) được tạo miễn phí nhằm phục vụ cho vấn đề liên lạc, tương tác hay trao đổi của mỗi cá nhân. Điểm dễ nhận thấy nhất đối với thư điện tử cá nhân là đuôi của chúng là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi email như được đề cập trong phần “Thư điện tử là gì?“. Chẳng hạn, @yahoo.com, @outlook.com, @gmail.com,…Khi sử dụng dịch vụ thư điện tử cá nhân, các dữ liệu và thông tin sẽ được lưu trữ trong hộp thư cá nhân.

Thư điện tử cho doanh nghiệp là gì? (Email doanh nghiệp)

Hiểu được thư điện tử là gì, nhiều tiện ích của công cụ này đã được khai thác để phục vụ cho việc kinh doanh, trao đổi với đối tác cũng như liên lạc trong cùng công ty, dẫn đến sự xuất hiện của email doanh nghiệp. Email doanh nghiệp (thư điện tử doanh nghiệp) được cung cấp với đuôi chính là tên miền của công ty.

Để tạo loại email này, doanh nghiệp khi đã hiểu rõ thư điện tử là gì sẽ cần bỏ một khoản phí để đăng ký với nhà cung cấp như Microsoft, Google, hoặc các bên được ủy quyền, như MSO. Đổi lại, không những giúp tổ chức, doanh nghiệp nâng cao sự uy tín và độ chuyên nghiệp của mình, email doanh nghiệp góp phần trong quá trình quản lý nhân viên khi mỗi người được cấp một địa chỉ và được quản lý bởi bộ phận khác.

Bên cạnh đó, thư điện tử doanh nghiệp còn có độ bảo mật cao, chống spam và những mã độc hại, đem đến môi trường làm việc và trao đổi dữ liệu an toàn và đảm bảo.

Có thể đăng ký tài khoản thư điện tử ở đâu?

Outlook: Là không gian gửi và nhận thư của Microsoft 365, Outlook là một trong những nhà cung cấp email miễn phí và có phí được tin dùng nhất hiện nay. Khi đã biết được thư điện tử là gì, bạn sẽ nhận thấy Outlook không chỉ cung cấp dịch vụ bảo mật tốt nhất thế giới mà còn hỗ trợ nhiều tính năng thú vị của Microsoft như Undelete, Recall hay Clutter.

Để đáp ứng nhu cầu sử dụng email Outlook ngày một gia tăng, MSO - đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam - hiện tại đang cung cấp nhiều gói giải pháp ưu việt dành cho cá nhân, gia đình, tổ chức và doanh nghiệp như dịch vụ email doanh nghiệp, email tên miền, các gói Microsoft Business với hộp thư lưu trữ email lên tới 50GB cùng địa chỉ miền tùy chỉnh. Hãy liên hệ MSO qua Hotline 024.9999.7777 để được giải đáp rõ hơn thư điện tử là gì cũng như tư vấn chi tiết cho gói giải pháp phù hợp với dự định của bạn.

Yahoo: Từng chiếm lĩnh thị phần lớn trong việc cung cấp email từ thời nhiều người còn chưa rõ thư điện tử là gì, Yahoo Mail hiện đã được tích hợp vào Windows 10 cùng một số thiết bị di động khác với dung lượng không giới hạn với các khả năng nhắn tin và liên kết với mạng xã hội.

Google: Là một trong những ông lớn trong việc cung cấp thư điện tử bên cạnh Microsoft, email được tạo với Google hay còn gọi là Gmail hiện được sử dụng rộng rãi với những tính năng nổi bật như dễ sử dụng, tùy chỉnh dễ dàng,..Tuy nhiên, Gmail luôn gặp phải các vấn đề liên quan đến tên user khả dụng hay nhãn dán, đem tới một số bất tiện nhất định cho người sử dụng.

Những điều cần lưu ý khi tạo địa chỉ thư điện tử

Khi tạo một địa chỉ thư điện tử, bạn nên lưu ý một số điều sau đây để có được cho mình một địa chỉ email chuyên nghiệp, dễ nhớ và an toàn:

- Chọn các dịch vụ email uy tín như Outlook, Gmail và Yahoo Mail để đảm bảo bạn có thể sở hữu một dịch vụ email tốt nhất.

- Nếu dùng cho công việc, hãy chọn một địa chỉ dễ nhớ và có tính chuyên nghiệp cao. Điều này giúp bạn có thể quản lý email được tốt hơn.

- Không đặt địa chỉ email quá dài, bạn nên sử dụng tên thật, biệt danh hoặc một tên dễ nhớ và cần tránh sử dụng các ký tự và chữ số đặc biệt quá nhiều.

- Cần kiểm tra xem địa chỉ đã được ai khác sử dụng chưa, điều này giúp tránh được sử trùng lặp và sai sót trong quá trình sử dụng email.

- Sử dụng mật khẩu mạnh cho email của bạn để bảo mật được tốt hơn. Hãy kết hợp chữ cái in hoa, in thường, số và các ký tự đặc biệt và tránh sử dụng thông tin cá nhân để đặt mật khẩu.

- Bật tính năng xác thực hai yếu tố cho email của bạn để tăng cường bảo mật.

Việc lựa chọn một địa chỉ email phù hợp sẽ giúp cho bạn tạo được ấn tượng tốt đối với những người mà bạn tương tác trên email và giúp bạn có thể quản lý được email của mình.

Lời kết

Trên đây là một số thông tin cơ bản liên quan đến thư điện tử (email) - công cụ trao đổi tài liệu và thông tin phổ biến nhất hiện nay - như thư điện tử là gì, cấu trúc của thư điện tử như thế nào và đăng ký ở đâu. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan đến thư điện tử là gì cũng như tạo tài khoản email trên Outlook của Microsoft 365, hãy liên hệ với MSO qua Hotline: 024.9999.7777 để được nhận sự tư vấn nhanh chóng từ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình.