Hồ sơ chi chiết khấu thanh toán (Có ví dụ)? Hạch toán?

Hồ sơ chi chiết khấu thanh toán để tính vào chi phí của doanh nghiệp bao gồm các chứng từ và hợp đồng cần thiết để xác định khoản chiết khấu thanh toán là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Hồ sơ cho chiết khấu thanh toán cụ thể

• > Hợp đồng mua bán: Có thỏa thuận chi tiết về điều kiện chiết khấu thanh toán, ví dụ:
• > Bảng kê chiết khấu đối chiếu…
• > Chứng từ thanh toán: Đối với người bán là phiếu chi, giấy báo Nợ, biên bản bù trừ, đối với người mua là phiếu thu, giấy báo Có của bên bán
• > Khoản chiết khấu thanh toán không phải lập hóa đơn

[Điều 1: Phạm vi áp dụng] Quy định này áp dụng cho tất cả các hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa [Tên Công ty] và các đối tác, khách hàng.

[Điều 2: Định nghĩa chiết khấu thanh toán sớm]

Chiết khấu thanh toán sớm là khoản tiền mà [Tên Công ty] cung cấp cho khách hàng khi họ thanh toán trước hạn thanh toán được quy định trong hợp đồng.

[Điều 3: Điều kiện áp dụng chiết khấu]

• 1. Khách hàng phải thanh toán đầy đủ số tiền của hóa đơn trước ngày đến hạn thanh toán ít nhất [số ngày] ngày.
• 2. Chiết khấu thanh toán sớm không áp dụng cho các hợp đồng có giá trị dưới [số tiền tối thiểu].

[Điều 4: Tỷ lệ chiết khấu]

• •Tỷ lệ chiết khấu thanh toán sớm được áp dụng như sau: Thanh toán trước [số ngày] ngày: Chiết khấu [x]% trên tổng giá trị hóa đơn.
• • Thanh toán trước [số ngày lớn hơn] ngày: Chiết khấu [y]% trên tổng giá trị hóa đơn.

[Điều 5: Thủ tục áp dụng chiết khấu]

• 1. Khách hàng thông báo cho [Tên Công ty] về việc thanh toán sớm và yêu cầu áp dụng chiết khấu.
• 2. [Tên Công ty] sẽ xác nhận và cập nhật hóa đơn với số tiền đã được chiết khấu.
• 3. Khách hàng thực hiện thanh toán theo số tiền đã được chiết khấu.

[Điều 6: Quy định khác]

• • Chiết khấu thanh toán sớm không được cộng dồn với các chương trình khuyến mãi khác.
• • [Tên Công ty] có quyền thay đổi hoặc hủy bỏ chính sách chiết khấu thanh toán sớm mà không cần thông báo trước.

[Điều 7: Hiệu lực] Quy định này có hiệu lực kể từ ngày [ngày/tháng/năm] và được áp dụng cho tất cả các hợp đồng được ký kết sau ngày này.

Trích hướng dẫn tại công văn

Hạch toán

Khi doanh nghiệp thực hiện chiết khấu thanh toán, khoản này được hạch toán như sau:

• Đối với bên bán:
  • Nợ TK 635 (Chi phí tài chính): Tổng chiết khấu thanh toán phải trả.
    • Có TK 131: Phải thu của khách hàng (nếu bù trừ luôn vào khoản phải thu).
    • Có TK 111, 112: (nếu trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản)
• Đối với bên mua: Chiết khấu thanh toán được tính là khoản thu nhập khác khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp
  • Nợ TK 331: Phải trả cho người bán (Nếu giảm trừ công nợ).
  • Nợ TK 111, 112: (Nếu nhận tiền mặt hoặc chuyển khoản).
    • Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính): Tổng chiết khấu thanh toán được hưởng

Cơ sở pháp lý

Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ, Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) sửa đổi bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC,(đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

…”

Để đảm bảo rằng khoản chiết khấu thanh toán này được chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về hồ sơ, chứng từ và thực hiện đúng các nghĩa vụ thuế liên quan.

Biên soạn: Nguyễn Việt Anh - Tư vấn viên

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.