Hóa đơn đỏ là gì? 7 điều quan trọng về hóa đơn đỏ bạn cần biết

Hóa đơn đỏ là gì? Bạn đã thực sự biết mọi thứ về hóa đơn đỏ và cách sử dụng chúng. Nếu chưa, dưới đây của MISA meInvoice đã tổng hợp những điều cần biết về hóa đơn đỏ, kính mời quý vị xem chi tiết dưới đây.

1. Tổng quan về hóa đơn đỏ

Khái niệm hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ còn được gọi với cái tên khác là hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng) hay hóa đơn VAT - một loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tiến hành tự in trong trường hợp đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế.

Có 2 loại hóa đơn đỏ chính là:

• Hóa đơn đỏ giấy: Là loại hóa đơn được in sẵn trên giấy do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.
• Hóa đơn đỏ điện tử: Là loại hóa đơn được lập, xử lý và truyền theo phương thức điện tử, được lưu trữ và quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin.

Hiện nay, Cơ quan thuế chỉ chịu trách nhiệm phát hành hóa đơn lẻ, các loại biên lai thu phí, lệ phí theo pháp luật, đồng thời giám sát, quản lý việc tự in, sử dụng hóa đơn đỏ của các doanh nghiệp.

Xuất hóa đơn đỏ để làm gì?

Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải có hóa đơn. Việc xuất hóa đơn đỏ là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ. Bởi hóa đơn đỏ là:

• Căn cứ để người mua hàng hóa, dịch vụ xác định số tiền thuế cần nộp khi kê khai thuế GTGT.
• Căn cứ để người bán hàng hóa, dịch vụ hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, xác định số tiền thuế GTGT phải nộp vào ngân sách nhà nước.
• Căn cứ để CQT quản lý thuế đối với người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ.
• Căn cứ để hoàn thuế GTGT.

Hóa đơn đỏ tiếng anh là gì?

Hóa đơn đỏ tên Tiếng Anh là Red invoice.Ngoài ra, dưới đây là một số thuật ngữ tiếng anh về hóa đơn đỏ bạn có thể tham khảo.

Tiếng AnhTiếng Việt VAT bill Hóa đơn VAT Value Added tax invoice Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng VAT invoice Hóa đơn giá trị gia tăng Inter bill Liên hóa đơn Tax authorities issue invoices Cơ quan thuế phát hành hóa đơn

Hóa đơn đỏ như thế nào là hợp lệ?

Căn cứ theo điều 10 nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên giao dịch mua bán. Nếu không nhớ bạn có thể thực hiện tra cứu thông tin doanh nghiệp để lấy thông tin chính xác nhất.
• Tên hàng hóa, dịch vụ phải gồm các chỉ tiêu như đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng cả số và chữ);
• Hai bên mua bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán, ngày tháng năm lập hóa đơn.

Hóa đơn xanh và hóa đơn đỏ khác gì?

Hiện nay, hóa đơn đỏ thường được lập thành 3 liên với 3 màu tương ứng là:

• Liên đỏ: Khi mua hàng hóa dịch vụ là thuế GTGT đầu vào
• Liên xanh, liên tím: Khi bán hàng hóa dịch vụ cho khách hàng là thuế GTGT đầu ra

2. Quy định về xuất hóa đơn đỏ

Trường hợp phải xuất hóa đơn đỏ

Theo quy định của Pháp luật, bên bán hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn đỏ. Và những hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng thì người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế GTGT) để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.

Doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm để kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Nếu đã được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn các điều kiện đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng sẽ tính theo phương pháp khấu trừ hoặc có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, thiết bị, công cụ, dụng cụ, máy móc.

Có thể bạn quan tâm?

• Tổng hợp 9 loại thuế doanh nghiệp phải nộp
• Quy định về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt

Thời điểm xuất hóa đơn đỏ

Căn cứ tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thời điểm xuất hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với hóa đơn bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay quyền sở hữu hàng hóa cho người mua không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền.
• Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Là thời điểm giao hàng hoặc thời điểm bàn giao.

Nguyên tắc xuất hóa đơn đỏ

Để xuất hóa đơn đỏ được hợp lệ bạn cần đảm bảo một số nguyên tắc sau:

• Nội dung hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh
• Chỉ được phép xuất hóa đơn của cơ quan thuế ban hành hoặc mẫu hóa đơn đã được cơ quan thuế cho phép sử dụng
• Hóa đơn phải được ghi chính xác mức thuế suất theo quy định kể cả trường hợp được giảm thuế.
• Nội dung hóa đơn điện tử phải được ghi chính xác, đầy đủ, rõ ràng: tên hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu.

Mức xử phạt khi xuất hóa đơn đỏ sai quy định

Căn cứ theo Điều 17, Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì mức xử phạt khi xuất hóa đơn đỏ sai quy định như sau:

Đối với hành vi không xuất hóa đơn nhằm mục đích trốn thuế

• Phạt từ 01-03 lần số tiền trốn thuế kèm theo các biện pháp khắc phục
• Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế theo Bộ luật Hình sự 2015

Đối với hành vi không lập hóa đơn

• Phạt từ 500.000 - 01 triệu đồng:
  • Đối với hành vị không lập hóa đơn tổng hợp về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
  • Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động…
• Phạt từ 10 - 20 triệu đồng: Đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua

3. Cách viết hóa đơn đỏ hợp lệ

Hướng dẫn cách viết hóa đơn đỏ đảm bảo hợp lệ:

• Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo phần còn trống.
• Nội dung thể hiện trên hóa đơn đỏ không được tẩy sửa, xóa và cùng một loại mực
• Điền đầy đủ thông tin về người mua hàng một cách chính xác.
• Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên
• Số hóa đơn lập phải liên tục, từ số nhỏ tới lớn.
• Ngày/tháng/năm ghi trên trên hóa đơn vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho bên mua.
• Hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.

4. Mẫu hóa đơn đỏ mới nhất

Dưới đây là mẫu hóa đơn đỏ mới nhất được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng bạn có thể tham khảo.

Lưu ý: Với các doanh nghiệp sử dụng các mẫu hóa đơn tự in thì cần đăng ký với cơ quan thuế trước khi sử dụng.

Có thể bạn muốn biết: Top phần mềm xuất hóa đơn đỏ điện tử uy tín

5. Mua hóa đơn đỏ ở đâu?

Theo từng trường hợp, người bán hàng có thể mua hóa đơn đỏ ở:

• Nếu Hóa đơn bán hàng trực tiếp không có VAT (thuế giá trị gia tăng), người mua xin cấp hóa đơn theo cuốn của Cơ quan thuế trực thuộc;
• Nếu Hóa đơn bán lẻ theo từng lần phát sinh, khi có nhu cầu thì làm thủ tục với Cơ quan thuế.

5.1 Thực trạng mua bán hóa đơn đỏ

Nhiều doanh nghiệp mua và bán hóa đơn đỏ trên thị trường hiện nay để bù trừ, cân đối giữa thuế GTGT đầu ra và đầu vào. Hành động này nhằm mục tiêu hạn chế số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan nhà nước. Từ đó làm chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế, giảm số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp cần nộp trong năm.

Tình trạng mua bán hóa đơn đỏ này thường xảy ra tại các doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động trong các lĩnh vực như thi công, vận tải, xây lắm và thương mại,…

Việc mua - bán hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) là hành vi trái pháp luật và các bên liên quan sẽ phải chịu nhiều rủi ro tiềm ẩn.

5.2 Rủi ro khi mua bán hóa đơn khống

1. Bên bán hóa đơn giao cho bên mua hóa đơn đỏ liên 2, nhưng giá trị giữa các liên hóa đơn khác nhau. 2. Hóa đơn giá trị từ 20 triệu đồng, bên mua hóa đơn đỏ buộc phải chuyển khoản cho bên bán. Những giao dịch như trên của bên bán thường được cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ, nguy cơ bị phát giác là rất cao. Bên bán hóa đơn khống hoàn toàn có thể bị cơ quan thuế kiểm tra, phát hiện sai phạm như trên,… Chắc chắn bên liên quan (bên mua hóa đơn đỏ) cũng không tránh khỏi liên lụy, nặng thì có thể bị truy tố hình sự. 3. Doanh nghiệp có dấu hiệu bán hóa đơn đỏ (bán hóa đơn khống) nhưng chưa rõ hoặc đủ căn cứ để phạt, thường sẽ bị cơ quan thuế sát sao hơn. 4. Doanh nghiệp mua hóa đơn nếu không giải trình được tính hợp lý, có thực của hóa đơn GTGT đầu vào vẫn sẽ bị xuất toán, phạt hành chính, nặng thì có thể bị điều tra hình sự.

Nhưng dù là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân thì đều nên mua hóa đơn đỏ trực tiếp tại Chi cục thuế để tránh những rủi ro, sai phạm đáng tiếc.

6. Những quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ

Trường hợp 1: Mất hóa đơn bán hàng mua

• Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị Phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu;
• Mất hóa đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 8 triệu đồng

Trường hợp 2: Mất hóa đơn GTGT đặt in, chưa thông báo phát hành

Nếu làm mất hóa đơn đỏ GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì cũng sẽ căn cứ vào thời hạn báo cáo sự việc với Cơ quan thuế để xử phạt, cụ thể:

• Mất hóa đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 18 triệu đồng;
• Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị Phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu;

Trường hợp 3: Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành

Không bị phạt trong các trường hợp:

• Hóa đơn đỏ bị mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ, trường hợp bất khả kháng.
• Làm mất liên 2 (liên giao cho khách mua) khi chưa hết hạn lưu trữ nhưng tìm lại được hóa đơn trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Phạt cảnh cáo trong các trường hợp:

• Chứng minh việc mua bán hàng hóa - dịch vụ và có 2 tình tiết giảm nhẹ.
• Người bán làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn sai và xóa bỏ).
• Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ

Phạt tiền trong các trường hợp:

• Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên 2 giao cho khách hàng) nhưng khách chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ; hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa thì bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu.
• Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất
• Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5-10 triệu theo luật kế toán.

Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa - dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

Trường hợp 4: Mất hóa đơn đầu vào

Các trường hợp không bị xử phạt:

• Bị mất, hỏng, cháy do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
• Tìm lại được hóa đơn mất trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Phạt cảnh cáo các trường hợp sau:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đỏ (liên 2 giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu.
• Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất.
• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên giao cho người mua, có lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

Do vậy, để hạn chế tính trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra.

7. Giải đáp thắc mắc về hóa đơn đỏ

Câu 1: Xuất hóa đơn đỏ tối thiểu bao nhiêu tiền?

Thông thường, khi bạn sử dụng dịch vụ, mua hàng hóa có tổng thanh toán từ 200.000đ trở lên thì bên cung cấp phải xuất hóa đơn đỏ.

>> Xuất hóa đơn đỏ tối thiểu 200.000đ

Câu 2: Hóa đơn đỏ có cần đóng dấu không?

Hiện nay, chưa có quy định pháp luật nào yêu cầu hóa đơn đỏ cần đóng dấu. Do vậy bạn có thể xuất hóa đơn đỏ mà không cần đóng dấu của doanh nghiệp

Câu 3: Hóa đơn đỏ đóng dấu treo có hợp lệ không?

Theo quy định thì dấu treo có thể được đóng trên mọi hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng do vậy hóa đơn đỏ đóng dấu treo vẫn được coi là hợp lệ.

Trên đây, MISA MEINVOICE đã giúp các bạn nắm được thông tin chi tiết về hóa đơn đỏ. Bên cạnh đấy, các bạn có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và tiết kiệm 80% chi phí.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hiện đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử MIỄN PHÍ.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

Xem thêm: [EBOOK] Cẩm nang những điều cần biết về hóa đơn